Ewidencja przebiegu pojazdu, nazywana również kilometrówką, to rejestr liczby kilometrów przejechanych przez dany pojazd. Można wykorzystywać go do różnych celów – rozliczeń z urzędem skarbowym, obliczania amortyzacji środków trwałych w firmie czy ewidencjonowania pracy kierowców. Co trzeba wiedzieć o książce przebiegu pojazdu?

Rejestr przebiegu pojazdu przed rokiem 2019

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wygląda obecnie nieco inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Przepisy zmieniły się w 2019 roku. Przed nowelizacją książkę przebiegu pojazdu prowadzili przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali w celach służbowych prywatne samochody.

Dotyczyło to aut, które nie były wliczone do środków trwałych firmy ani nie były używane na podstawie leasingu, najmu czy dzierżawy. Obowiązek prowadzenia rejestru przebiegu pojazdu miały te osoby, które chciały traktować wydatki związane z prywatnym samochodem (paliwo, naprawy, konserwację) jako koszt uzyskania przychodu.

Fiskus musiał zatem wiedzieć, w jakim stopniu auto jest wykorzystywane na rzecz firmy, a w jakim w celach prywatnych. Właśnie temu służyła książka przebiegu pojazdu, w której należało odnotowywać kilometry przejechane w celach służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu była prowadzona dla:

  • aut prywatnych, których właścicielem jest przedsiębiorca,
  • aut prywatnych, których właścicielami są pracownicy,
  • samochodów, których właścicielami nie są osoby zatrudnione w firmie, a ich użytkowanie ma charakter umowy najmu, dzierżawy itp.

Od początku 2019 roku wykorzystywanie samochodów prywatnych w prowadzeniu działalności nie wymaga już prowadzenia rejestru przebiegu pojazdów. 

Ewidencja przebiegu pojazdu – nowe przepisy

Obecnie przedsiębiorców obowiązuje limit wydatków związanych z wykorzystaniem samochodów prywatnych w ramach działalności gospodarczej. Wynosi on 20%. To oznacza, że od przychodu można odliczyć maksymalnie tę wartość – niezależnie od tego, jak intensywnie auto było eksploatowane. Dotyczy to nie tylko kosztów tankowania, ale również napraw, zakupu części eksploatacyjnych czy nawet wydatków na olej lub płyn do spryskiwaczy.

Ewidencję przebiegu mogą natomiast prowadzić pracownicy, którzy w pracy używają prywatnych samochodów. Wciąż obowiązuje ich ustawowa stawka do rozliczania się z pracodawcą za przejechane kilometry. Do tego celu wykorzystuje się książkę przebiegu pojazdu. 

Kilometrówka obowiązuje również tych przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem. Muszą ją prowadzić osoby, które wprowadziły auto do rejestru środków trwałych przedsiębiorstwa. 

Model samochodu na pliku banknotów

Rejestrowanie przebiegu samochodu jest niezbędne, by przeprowadzić rozliczenia z fiskusem. Muszą o tym pamiętać przedsiębiorcy chcący wliczyć użytkowanie auta do kosztów uzyskania przychodu. 

Kilometrówka – wzór

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być sporządzona w określony, wymagany przepisami sposób. Wzór kilometrówki prezentuje się następująco:

  1. numer rejestracyjny pojazdu;
  2. data rozpoczęcia i zakończenia ewidencjonowania;
  3. stan licznika pojazdu (na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji);
  4. wpis osoby kierującej pojazdem zawierający wymagane szczegóły trasy;
  5. przejechany dystans na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

Są to dane niezbędne do prowadzenia ewidencji przebiegu.

Jak ułatwić sobie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu?

Ręczne wprowadzanie danych może być uciążliwe, szczególnie jeśli flota pojazdów wykorzystywanych przez pracowników jest spora. Można sobie ułatwić to zadanie, wykorzystując system GPS do monitoringu pojazdu.

Główną funkcjonalnością urządzeń zamontowanych w pojazdach jest śledzenie ich położenia w czasie rzeczywistym. Takie systemy dają jednak wiele więcej przydatnych możliwości. Jedną z nich jest monitorowanie dystansu przejechanego przez konkretny pojazd. Takie dane mogą być gromadzone, a na ich podstawie generowane automatyczne raporty. Przydają się one podczas sporządzania wymaganych dokumentów na potrzeby rozliczeń z fiskusem. 

Taki sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest znacznie wygodniejszy i pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Nie ma także mowy o błędach i nieścisłościach w rejestrowaniu liczby przejechanych kilometrów. 

Artykuł partnera